Efektywne zarządzanie zapasami w przedsiębiorstwach

Jak zarządzać zapasami w firmie produkcyjnej?

Aby możliwe było pełne wykorzystanie produkcyjnych możliwości, konieczne jest zapewnienie produkcji towarów w optymalnych wielkościach partii. Równocześnie trzeba dbać o to, by nie zostało skumulowanych zbyt wiele zapasów. Należy pamiętać, że nie każdy produkt nadaje się do tego, by go długoterminowo przechowywać.

Podczas stosowania metody "produkcji na zapas", ekipa odpowiadająca za planowanie produkcji, powinna generować godne zaufania przewidywania w temacie przyszłego zapotrzebowania rynkowego na dany produkt. Co ważne, liczy się nie tylko wiarygodność prognoz, ale i to, by wymagane do procesu produkcji komponenty, cały czas były dostępne.

Jeśli, działalność polega na systemie produkcji na zamówienie, szczególną uwagę zwrócić należy na dostępność wszystkich składowych w odpowiednim czasie. Brak chociażby jednej z nich, może skutkować niemożnością wytworzenia danego artykułu, a to z kolei może pociągnąć za sobą konsekwencje w postaci utraty klienta.

Każda działalność produkcyjna posiada kilka typów zapasów:

inwentaryzacja potrzebnych surowców (utworzenie spisu koniecznych do wyrobu materiałów). Odpowiednie przygotowanie listy niezbędnych komponentów może ograniczyć czas produkcji do minimum.
praca z surowcami, niezbędnymi do powstania artykułu
tworzenie zapasów z gotowych materiałów

Planowanie produkcji

Dla stworzenia dobrego planu produkcji konieczne jest zachowanie ścisłej kolejności poszczególnych planów z innych zakresów, np: wprowadzania nowości, planowania sprzedaży, ustalania planu produkcji i gromadzenia zapasów. Jest to czynność pozwalająca poznać fakty i oprzeć się na konkretnych liczbowych danych. Fachowo nazywa się ten proces "Sales and Operations Planning (S&OP). Tylko dzięki wdrożeniu procesów S&OP możliwe jest dopasowanie popytu do możliwości produkcyjnych firmy, jednocześnie zapewniając, że zostanie wyprodukowana optymalna ilość zapasów.

Optymalizacja zapasów

Utrzymywanie materiałów zapasowych jest nieodłącznym elementem działania firm produkcyjnych. To właśnie zapasy warunkują utrzymanie ciągłości produkcyjnej, a zmagazynowane zapasy zaspakajają potrzeby klientów. Poziom zgromadzonych materiałów zależy od ilości sprzedanych towarów. Ilość nagromadzonych materiałów zapasowych powinna zatem, być dostosowana do wielkości sprzedaży. Magazynowanie artykułów co prawda, jest kosztowne, ale i przynosi wiele korzyści. Najważniejsze metody zarządzania zapasami to:

• ABC
• XYZ
• system optymalnej wielkości zamówień
• system planowania potrzeb materiałowych MRP
• "dokładnie na czas"
• Najbardziej popularne są systemy ABC, XYZ oraz "dokładnie na czas"

Metoda ABC -oparta jest na zasadzie podziału zapasów na 3 grupy:

• grupa A- stanowi 10% ilości zapasów
• grupa B - 20% ilości zapasów
• grupa C - 70% ilości zapasów

Ten system umożliwia dopasowanie odpowiednich działań do właściwej grupy. Wiedząc, że utrzymanie grupy A kosztuje najwięcej, należy w miarę możliwości, jak najczęściej ją sprawdzać i utrzymywać jej niski stan.

Metoda XYZ - opiera się na analizach tworzonych na podstawie zapotrzebowania i regularnej sprzedaży. Klasyfikacja również, jest oparta o 3 grupy:

grupa X - charakteryzuje się wysokim zapotrzebowaniem
grupa Y - zapotrzebowanie związane jest z sezonowością
grupa Z - cechuje się bardzo nieregularnym zapotrzebowaniem
Łącząc ze sobą metody ABC i XYZ otrzymuje się pełną macierz towarów zapasowych, co umożliwia podejmowanie właściwych kroków celem optymalizacji zapasów.

Metoda "dokładnie na czas" polega na przeświadczeniu, że zapasy należy minimalizować. Ma to związek z dążeniem do zmniejszenia kosztów związanych z utrzymaniem zapasów. Aby możliwa stała się realizacja tego procesu, należy podjąć ścisłą współpracę z dostawcami komponentów. Z uwagi na stałe pobieranie materiałów potrzebnych do wyrobu, ta technika często nazywana jest "metodą ssania". Przynosi ona duże korzyści w sytuacji, gdy popyt jest niepewny, np.: w branży motoryzacyjnej. Optymalizacja zapasów najlepiej sprawdza się, gdy łączone są: metoda "dokładnie na czas" i ABC, gdyż możliwe jest jednocześnie zoptymalizowanie produkcji komponentów, z których korzysta firma.

Automatyzacja procesów

Automatyzacja procesów to przekazywanie części zadań maszynom. Dzięki temu, pracownicy firmy będą mogli skupić się na bardziej wartościowych zajęciach, niż te, które wykonywali dotychczas. Podstawową zasadą automatyzacji procesów jest określenie zadań kluczowych dla produkcji, w których komputer może okazać się lepszy od człowieka. Bardzo ważne jest, by pozyskać program, który umożliwi realizację procesu. W pierwszej kolejności należy jednak, "odkryć" te, które wymagają ulepszenia. Automatyzacja produkcji umożliwia obniżenie kosztów związanych z wyrobem, przy jednoczesnym zwiększeniu efektywności pracy.

Aby każda firma zapewniała usługi dobrej jakości, konieczne jest sprawne funkcjonowanie poszczególnych, współpracujących ze sobą przedsiębiorstw. Tzw. "łańcuch dostaw" to określona kolejność czynności, umożliwiających zaspokojenie rynkowego zapotrzebowania na dany produkt. Łańcuch dostaw złożony jest z firm i zakładów, które zaangażowane są w dostarczanie surowców, przeróbki w półprodukt i ostatecznie, w powstanie gotowego produktu.

Najprostszy łańcuch dostaw to przedsiębiorstwo, dostawcy i klienci. Dobrze jednak, wiedzieć, że w większość procesów produkcyjnych zaangażowanych jest znacznie więcej firm, w tym: transportowych, logistycznych, finansowych czy informatycznych.

Aby planowanie produkcji miało jakikolwiek sens, by przynosiły korzyści materialne, zespół musi być zgrany, konieczna jest optymalizacja procesów produkcyjnych, optymalizacja zapasów, czasami w grę wchodzi automatyzacja produkcji. Tylko tak działający łańcuch dostaw umożliwi sprawne przekazanie towaru klientowi.